CREATIVIDAD EN LA ENTREGA DE SERVICIOS PROFESIONALES

Cada servicio profesional tiene determinados objetivos. Siempre aplicamos estrategias, procesos y procedimientos tradicionales para lograrlos. Adicionalmente, cuando las condiciones lo permiten, debemos utilizar nuestra creatividad con el objetivo de ser más eficientes en el lograr de los objetivos. Debo aclarar que todos los socios de nuestra firma, y algunos gerentes, hemos sido formado en EY. Todos en auditoría financiera. Tenemos esa escuela, a mucha honra. Menciono esto porque una experiencia vivida en dicha firma me permite graficar la creatividad en la entrega de servicios profesionales.

En auditoría financiera, un objetivo específico clave es satisfacernos de la existencia física de los inventarios. A veces, lograr este objetivo es un trabajo arduo. Yo diría muy arduo. ¿De cuántas maneras puedo lograr ese objetivo? Muchos dirán: solo una. Enviar un grupo de auditores en la fecha programada para el conteo físico e inspeccionar el proceso de toma de inventarios realizado por el cliente. Sin embargo, créanme: es posible hacerlo de otra manera.

Al grano (de soya y girasol)

Estuve asignado a un cliente, productor de aceite vegetal. Su materia prima consistía en granos soya y girasol, dispuestas de manera acumulada en cerros enormes de granos, almacenados en silos y centros de acopio distribuidos en distintos lugares del país. El inventario físico sería ejecutado por el cliente utilizando una técnica llamada cubicación; nuestra labor como auditores sería inspeccionar el proceso. Nuestra contratación como auditores se efectuó cerca del cierre del año y de la fecha del conteo físico. Por ello, planificamos el trabajo rápidamente. Según nuestras estimaciones iniciales, requeríamos quince personas para la observación del inventario físico, básicamente por la cantidad de centros de acopio que había que cubrir. Recuerdo, que trepé a silos de 30 metros de altura, ¡nunca más!  

Durante la ejecución de nuestro trabajo, el cliente contrató los servicios de otros auditores para cumplir con requerimientos estatutarios locales. Nuestro trabajo, en cambio, era para fines de consolidación de la casa matriz en USA. Nos sorprendió ver que los auditores locales sólo destinaron a dos personas para la observación del inventario. Ellos también se sorprendieron al ver que nosotros éramos un batallón de quince auditores. El trabajo concluyó satisfactoriamente para ambos.

Oportunidad y creatividad para la eficiencia

Nuevamente fuimos contratados como auditores al año siguiente. Esta vez la contratación fue oportuna, seis meses antes de fin de año. Tuvimos tiempo suficiente para entender mejor el negocio. Tomamos nota que el stock de granos se vaciaba en cierta época del año. No había stock. Cero. En ese momento ajustaban las diferencias que “sobraban” o “faltaban” en los libros contables. Luego buscaban razones que explicaran el volumen de esas diferencias, recurrentemente alrededor del 0.01% del volumen de compras anuales (como diría un socio nuestro: peanuts). ¡Listo! Se activó la creatividad. No era necesario presenciar el recuento de fin de año, al menos no con la cantidad de auditores dispuestos el año anterior. En adición a una reducida presencia en el recuento físico, diseñamos otros procedimientos enfocados en: a) evaluar las actividades de control del cliente en relación a la custodia de su stock de granos; b) evidenciar la ausencia granos; y c) verificar los ajustes peanuts que registraban en la contabilidad cuando los almacenes quedaban vacíos. Estas actividades enfocadas a controles.

ayudan a reducir nuestro trabajo al cierre del año porque disipan nuestras dudas respecto de la existencia de los inventarios.

Llegó la fecha del conteo de fin de año, esta vez destinamos sólo a dos personas, una en planta y otra en centros de acopio. Los auditores locales, para no estar en inferioridad numérica esta vez, destinaron a veinte auditores para la inspección. Obviamente no fueron creativos como nosotros.

Al cierre del recuento físico, los auditores locales sonreían fatigados en señal de “triunfo”, mirándonos de soslayo. Nosotros sonreíamos también, bastante menos cansados que ellos.

Carlos Velarde

Socio de Consultoría