EL INVENTARIO COMO CONTROL ESTRATÉGICO PARA TODA EMPRESA

Muchos empresarios involucrados en la comercialización de productos no realizan inventarios físicos de sus existencias de manera sistemática. Esta situación puede deberse a que se trata de una labor tediosa, engorrosa que toma importante cantidad de horas en realizar e implica contar con un equipo ad hoc para llevarlo a cabo.

Parece sencillo tomar inventarios, pero no lo es. El equipo encargado debe tener una metodología para realizarlo. Además implica saber la descripción de los productos, la ubicación física según planograma del almacén o tienda, la marca, el modelo, la serie, el precio, tener un registro fotográfico, el código de barra, las categorías y subcategorías, el estado del producto (buena o mala condición). Cuando el volumen es significativo, muchos contratan empresas especializadas para tomar inventarios de madrugada para no interferir con la operación del negocio. Ante todo esto, la gran pregunta sería ¿por qué es importante la toma de inventarios físicos? Es importante porque:

Evita la desapropiación de las existencias.

Mantiene el orden del personal directamente involucrado con las mercaderías.

Incrementa la honestidad del personal para informar sobre productos faltantes.

Permite tomar decisiones de compra, política de abastecimiento.

Refleja si hay errores en la entrega de mercadería (se tienen otros tipos de códigos que no contempla el software).

Refleja si hay errores en el sistema en cuanto a cantidades o tipos de códigos.

Permite comparar las compras de bienes registrados en libros contables con los que existe físicamente.

Permite efectuar asientos contables por bajas de activos de manera documentada en forma detallada y específica.

TIPS adicionales para la toma de inventarios físicos

El equipo de ventas no puede participar. No puede ser juez y parte. Se requiere de un equipo especialista en toma de inventarios y que ejecute de manera periódica este control de acuerdo con una política definida inventarios.

El equipo de ventas puede llevar un control de inventario haciendo conteos diarios en cada tienda. Puede hacerse en cada cambio de personal. O puede hacerse de manera rotativa, seleccionando aleatoriamente una partida determinada de inventarios.

Los supervisores, cuando visitan las tiendas, podrán también inventariar algunos skus de manera aleatoria.

Establecer una política de descuentos al personal por faltantes de inventarios para que se incremente el cuidado en la custodia de inventarios.

Finalmente, es imprescindible tomar consciencia de que los controles en toda gestión son necesarios. El inventario es necesario para realizar y llevar a cabo las actividades de la empresa de manera correcta.

Espero que les haya gustado este artículo y les haya dado luces para efectuar inventarios de manera sistemática y periódica. Nos vemos el próximo viernes.

Brenda Cano Miyahira

Director de Marketing